«La fantasia distruggerà il potere e una risata vi seppellirà».
«La fantasia distruggerà il potere e una montagna di carta vi seppellirà»
Ho recuperato questa frase risalente alla fine dell’ 800 perché trovo divertente come la sostituzione della parola non cambi il significato della frase, che ci mettiate o no la fantasia.
Ho utilizzato l’immagine di un’opera di Ishmael Randall-Weeks per rendere bene l’idea.
L’archivio cartaceo presente nelle aziende è stato spesso prodotto in maniera parallela:
- archivio copie ufficiale (non aggiornato)
- copie di backup
- copie personali
- accumulo di scartoffie
- disegni con appunti a mano
- modifiche mai apportate provenienti da altri reparti
Le soluzioni fai-da-te sono quelle di farla sparire sotto mentite spoglie oppure di utilizzare uno scanner e conservare tutto in una directory sul server.
Erroneamente si potrebbe pensare che questo non rappresenti più un problema o una priorità : oggi nessuno produce più carta…ma PDF!
Ecco. Non basta.
La carta vive dentro di noi.
Come modo in cui concepiamo il documento stesso ed il suo flusso.
Bisogna smettere di pensare di produrre documenti che vadano su un foglio di carta, che diventino A4, A3, AH NON SO.
Bisogna RI-PROGETTARE sia come la documentazione viene creata sia il flusso di come essa viene utilizzata dentro e fuori dall’azienda.
Per evitare di essere seppelliti.
In ogni caso dalla carta o da una risata del proprio Titolare / Cliente.
Trovo che sia TERAPEUTICO mettere mano al proprio archivio cartaceo:
- si impara dai propri errori
- si identificano gli “stampatori anonimi”
- si quantificano in migliaia di Kg la fatica che si è fatta per produrli
- Si “forza” la catena dei fornitori ad adottare pratiche più moderne in funzione di un risparmio collettivo.
Per questo la prima domanda da farsi è: CHI ?
A chi è destinata l’informazione che devo produrre?
A questa domanda possono rispondere le Piattaforme di Digitalizzazione Documentale.
Non semplici software ma soluzioni integrate e capaci di recuperare le vecchie informazioni dai supporti cartacei, implementarle in un sistema più moderno di ricerca, gestire il flusso che questi documenti devono avere in azienda.
Per le aziende di piccole / medie dimensioni:
DMS = Document Management System
Per le aziende di grandi dimensioni:
ECM = Enterpirse Content Management
Se volete davvero abbattere i costi fissi aziendali e rimanere sorpresi da quante informazioni utili per il vostro business si possono ancora “spremere” dalla carta del passato e dai documenti prodotti in futuro, provate a considerare l’adozione di una di queste soluzioni per la vostra attività.
Davide Bin 