Imprenditori: Rendete i vostri Interventi di Service e Manutenzione più Efficienti!

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Vi siete mai chiesti come poter ovviare a quel GROSSO problema che si presenta  quando i vostri tecnici tornano dagli interventi di service e manutenzione dicendovi che non sono riusciti ad ultimarlo ?

Perché hanno avuto un GROSSO problema: non avevano la documentazione adeguata per poterlo eseguire.

Non era completa, esaustiva, aggiornata.

Il GROSSO problema si trasforma in TRAGEDIA quando è il Vostro Cliente finale a segnalarvelo: i pagamenti del 10% finale della macchina o dell’impianto slitteranno a data da definirsi.

Molto spesso gli escamotage non servono:

  • mandare di corsa il tecnico più bravo facendo lievitare immediatamente i costi
  • utilizzare un service esterno senza avere garanzia di successo
  • Scattare foto e girare video improvvisati per aumentarne la conoscenza verso terzi

E’ davvero giunto il momento di chiamare qualcuno bravo in queste cose.

Qualcuno che possa inserirsi nel ciclo di vita dei vostri prodotti e dotarli di quella marcia in più anche in fatto di manutenzione preventiva e correttiva.

Qualcuno che vi indichi la strada per aiutare la vostra squadra di manutentori ed impiantisti interna cosi come quelle esterne a voi collegate e magari di lingua straniera.

Ricordandovi che una documentazione manutentiva chiara e a prova d’errore aiuta anche nel caso in cui il Vostro cliente , mentre siete sul posto, vi chieda di intervenire su altre macchine od apparati. Senza dover ricevere la sgradevole risposta di non essere preparati e di dover tornare un’altra volta.

Bisogna essere in grado di acquisire e consultare velocemente le informazioni per poter garantire un’assistenza omogenea e competente.

Vediamo quali potrebbero essere  alcune strategie da adottare per progettare una documentazione manutentiva chiara ed efficiente.

Procedure Seriali

Utilizzare delle procedure illustrate stile “ikea” aiuta ad un utilizzo seriale delle operazioni da svolgere ed impedisce di perdere tempo nel concentrarsi su di una singola figura ed una pagina intera di spiegazioni su come attuarle.

Documentazione Multi-canale

Creare della documentazione  partendo da un’unica fonte e divulgarla simultaneamente su molteplici canali vi permette di fornire le informazioni “at the point of service”:

  • Word per poterlo editare in azienda
  • Pdf per poterlo stampare
  • Html per renderlo disponibile in intranet aziendale o sul portale assistenza

Documentazione Interattiva

Creare della documentazione ” CONNESSA ” tra le varie attività da svolgere e renderla facilmente fruibile permette di avere un unico punto di partenza ed arrivo della manutenzione senza dover saltare come un acrobata da circo.

Documentazione Mobile

Utilizzare i dispositivi Mobili per veicolare in maniera sicura e precisa le procedure d’intervento permette di avere degli interventi sul campo davvero completi.

Imprenditori: portatevi a casa il vostro 10% del fatturato:

Rendete i vostri Interventi di Service e Manutenzione più Efficienti!

 

Dematerializzazione Documentale: una risata…Ops! una Montagna di Carta vi seppellirà!

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«La fantasia distruggerà il potere e una risata vi seppellirà».

«La fantasia distruggerà il potere e una montagna di carta vi seppellirà»

Ho recuperato questa frase risalente alla fine dell’ 800 perché trovo divertente come la sostituzione della parola non cambi il significato della frase, che ci mettiate o no  la fantasia.

Ho utilizzato l’immagine di un’opera di Ishmael Randall-Weeks per rendere bene l’idea.

L’archivio cartaceo presente nelle aziende è stato spesso prodotto in maniera parallela:

  • archivio copie ufficiale (non aggiornato)
  • copie di backup
  • copie personali
  • accumulo di scartoffie
  • disegni con appunti a mano
  • modifiche mai apportate provenienti da altri reparti

Le soluzioni fai-da-te sono quelle di farla sparire sotto mentite spoglie oppure di utilizzare uno scanner e conservare tutto in una directory sul server.

Erroneamente si potrebbe pensare che questo non rappresenti più un problema o una priorità : oggi nessuno produce più carta…ma PDF!

Ecco. Non basta.

La carta vive dentro di noi.
Come modo in cui concepiamo il documento stesso ed il suo flusso.

Bisogna smettere di pensare di produrre documenti che vadano su un foglio di carta, che diventino A4, A3, AH NON SO.

Bisogna RI-PROGETTARE sia come la documentazione viene creata sia il flusso di come essa viene utilizzata dentro e fuori dall’azienda.

Per evitare di essere seppelliti.
In ogni caso dalla carta o da una risata del proprio Titolare / Cliente.

Trovo che sia TERAPEUTICO mettere mano al proprio archivio cartaceo:

  • si impara dai propri errori
  • si identificano gli “stampatori anonimi”
  • si quantificano in migliaia di Kg la fatica che si è fatta per produrli
  • Si “forza” la catena dei fornitori ad adottare pratiche più moderne in funzione di un risparmio collettivo.

Per questo la prima domanda da farsi è: CHI ?

A chi è destinata l’informazione che devo produrre?

A questa domanda possono rispondere le Piattaforme di Digitalizzazione Documentale.
Non semplici software ma soluzioni integrate e capaci di recuperare le vecchie informazioni dai supporti cartacei, implementarle in un sistema più moderno di ricerca, gestire il flusso che questi documenti devono avere in azienda.

Per le aziende di piccole / medie dimensioni:

DMS = Document Management System

Per le aziende di grandi dimensioni:

ECM = Enterpirse Content Management

Se volete davvero abbattere i costi fissi aziendali e rimanere sorpresi da quante informazioni utili per il vostro business si possono ancora “spremere” dalla carta del passato e dai documenti prodotti in futuro, provate a considerare l’adozione di una di queste soluzioni per la vostra attività.

Imprenditori: Scrivete un Vademecum per il vostro Ufficio Tecnico!

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La mia professione è quella di Scegliere per i miei Clienti le piattaforme di gestione progettuale e documentale più idonee e redigere la loro documentazione tecnica, sia essa di Prodotto che di Macchina o Impianto.

Far “usare” al meglio i loro prodotti agli utenti finali è quindi lo scopo principale di una buona documentazione tecnica.

A patto che questi siano stati progettati al meglio delle possibilità e con un criterio.

E’ proprio questo criterio del quale mi vorrei occupare ed è proprio agli imprenditori che vorrei rivolgere questa domanda: Esiste una normativa interna alla vostra azienda per la “buona progettazione” che ne abbracci tutti gli aspetti ?

Se la risposta è ovvia come penso direi che il titolo dell’articolo mi fa da eco:

IMPRENDITORI: Scrivete un Vademecum per il vostro Ufficio Tecnico!

Il segnale di questa esigenza viene proprio dalla fase finale della catena di valore: dalla documentazione tecnica.

Spesso mi imbatto in una documentazione MAI completa, MAI esaustiva, MAI strutturata per risolvere realmente le necessità di chi la utilizza.

Una esperienza Utente Pessima.

L’aspetto più grave è però dettato dalla constatazione che essa arriva da un flusso MAI ordinato.

Se proviamo a risalire il flusso di lavoro ci accorgiamo ad esempio che:

  • la distinta base che ha generato i particolari di ricambio non è completa
  • i disegni di layout non sono esaustivi
  • le procedure di manutenzione sono spesso rappresentate da un figurino e centinaia di parole per descrivere operazioni anche molto semplici.
  • gli assiemi di montaggio sono diversi tra quelli eseguiti all’interno e quelli dei fornitori esterni.

L’evoluzione dell’Ufficio Tecnico ha portato all’adozione di strumenti molto potenti quali il CAD 3D per la progettazione, il PDM per la gestione dei disegni ed un sistema gestionale (ERP, MRP) per il controllo della commessa.

L’adozione altresì di quello che io chiamo un VADEMECUM di Progettazione è spesso tralasciata in favore di una tradizione orale sui metodi di progettazione oppure demandata ad un responsabile interno che non sa che pesci pigliare e ci impiega mesi se non anni per tirarne semplicemente le fila.

Fermandosi un attimo a delineare queste regole si ottengono alcuni immediati vantaggi:

  • Fornire un ambiente comune a tutti i professionisti che lavorano ad uno stesso Progetto.
  • Diminuire drasticamente gli errori durante la progettazione.
  • Creare dei documenti che possano essere utilizzati con sistemi PDM.
  • Gestire le proprietà del CAD-PDM al fine di dedicare più tempo alla progettazione che alle procedure.

Bisogna che qualcuno questa “rogna” se la prenda.

Capire come poter progettare meglio:

  • La modellazione delle Parti
  • La costruzione degli Assiemi
  • La produzione delle tavole 2D (se è ancora il caso di farle!)
  • Particolari in Lamiera
  • Costruzioni Saldate
  • Stralci di Lavorazione
  • Libreria di particolari Normalizzati o Commerciali

Gli altri due vantaggi  che mi interessa approfondire sono quelli verso Fornitori e Clienti.

I fornitori si fa molta difficoltà ad inquadrarli, fidelizzarli e poter ottenere da loro una mano concreta in breve tempo.

Mi sento dire spesso che ci va pazienza, con ore perse a controllare progettazione 3D e disegni, se non addirittura anni di affiliazione.

Quando chiedo se esiste una normativa che regoli tali comportamenti la risposta è sempre ovvia:

  • NO.
  • NON è il CASO.
  • NON HA IMPORTANZA COME MI VENGONO CONSEGNATI I DISEGNI.
  • NON ABBIAMO IL TEMPO PER SCRIVERLA.

Una riflessione che si impone è che diventa impossibile avere dei fornitori affidabili senza aver messo in chiaro le regole e soprattutto non si può pretendere di prendere in carico i documenti prodotti da quest’ultimi senza incappare in errori e incomprensioni.

Il cliente finale invece è colui che di fatto raccoglie il valore di questa catena.

Una buona progettazione permette di produrre degli ottimi documenti tecnici che portano al cliente finale la sensazione di usare al meglio i vostri prodotti.

Un’ultima considerazione che mi sento di fare è quella relativa al formato di questo Vademecum.

Scrivere un documento in Microsoft Word per poi distribuirne un PDF sarebbe inutile.

Nessuno lo legge, nessuno lo critica, nessuno lo implementa.

Sarebbe molto più utile pensare ad un formato moderno in grado di rendere disponibile questo documento a tutta l’azienda e che l’azienda stessa, tramite i suoi dipendenti e collaboratori, possa contribuire ad ampliarlo e perfezionarlo nel tempo.

Imprenditori: Scrivete un Vademecum per il vostro Ufficio Tecnico!