Vi siete mai chiesti come poter ovviare a quel GROSSO problema che si presenta  quando i vostri tecnici tornano dagli interventi di service e manutenzione dicendovi che non sono riusciti ad ultimarlo ?

Perché hanno avuto un GROSSO problema: non avevano la documentazione adeguata per poterlo eseguire.

Non era completa, esaustiva, aggiornata.

Il GROSSO problema si trasforma in TRAGEDIA quando è il Vostro Cliente finale a segnalarvelo: i pagamenti del 10% finale della macchina o dell’impianto slitteranno a data da definirsi.

Molto spesso gli escamotage non servono:

• mandare di corsa il tecnico più bravo facendo lievitare immediatamente i costi
• utilizzare un service esterno senza avere garanzia di successo
• Scattare foto e girare video improvvisati per aumentarne la conoscenza verso terzi

E’ davvero giunto il momento di chiamare qualcuno bravo in queste cose.

Qualcuno che possa inserirsi nel ciclo di vita dei vostri prodotti e dotarli di quella marcia in più anche in fatto di manutenzione preventiva e correttiva.

Qualcuno che vi indichi la strada per aiutare la vostra squadra di manutentori ed impiantisti interna cosi come quelle esterne a voi collegate e magari di lingua straniera.

Ricordandovi che una documentazione manutentiva chiara e a prova d’errore aiuta anche nel caso in cui il Vostro cliente , mentre siete sul posto, vi chieda di intervenire su altre macchine od apparati. Senza dover ricevere la sgradevole risposta di non essere preparati e di dover tornare un’altra volta.

Bisogna essere in grado di acquisire e consultare velocemente le informazioni per poter garantire un’assistenza omogenea e competente.

Vediamo quali potrebbero essere  alcune strategie da adottare per progettare una documentazione manutentiva chiara ed efficiente.

Procedure Seriali

Utilizzare delle procedure illustrate stile “ikea” aiuta ad un utilizzo seriale delle operazioni da svolgere ed impedisce di perdere tempo nel concentrarsi su di una singola figura ed una pagina intera di spiegazioni su come attuarle.

Documentazione Multi-canale

Creare della documentazione  partendo da un’unica fonte e divulgarla simultaneamente su molteplici canali vi permette di fornire le informazioni “at the point of service”:

• Word per poterlo editare in azienda
• Pdf per poterlo stampare
• Html per renderlo disponibile in intranet aziendale o sul portale assistenza

Documentazione Interattiva

Creare della documentazione ” CONNESSA ” tra le varie attività da svolgere e renderla facilmente fruibile permette di avere un unico punto di partenza ed arrivo della manutenzione senza dover saltare come un acrobata da circo.

Documentazione Mobile

Utilizzare i dispositivi Mobili per veicolare in maniera sicura e precisa le procedure d’intervento permette di avere degli interventi sul campo davvero completi.

Imprenditori: portatevi a casa il vostro 10% del fatturato:

Rendete i vostri Interventi di Service e Manutenzione più Efficienti!

«La fantasia distruggerà il potere e una risata vi seppellirà».

«La fantasia distruggerà il potere e una montagna di carta vi seppellirà»

Ho recuperato questa frase risalente alla fine dell’ 800 perché trovo divertente come la sostituzione della parola non cambi il significato della frase, che ci mettiate o no  la fantasia.

Ho utilizzato l’immagine di un’opera di Ishmael Randall-Weeks per rendere bene l’idea.

L’archivio cartaceo presente nelle aziende è stato spesso prodotto in maniera parallela:

• archivio copie ufficiale (non aggiornato)
• copie di backup
• copie personali
• accumulo di scartoffie
• disegni con appunti a mano
• modifiche mai apportate provenienti da altri reparti

Le soluzioni fai-da-te sono quelle di farla sparire sotto mentite spoglie oppure di utilizzare uno scanner e conservare tutto in una directory sul server.

Erroneamente si potrebbe pensare che questo non rappresenti più un problema o una priorità : oggi nessuno produce più carta…ma PDF!

Ecco. Non basta.

La carta vive dentro di noi.
Come modo in cui concepiamo il documento stesso ed il suo flusso.

Bisogna smettere di pensare di produrre documenti che vadano su un foglio di carta, che diventino A4, A3, AH NON SO.

Bisogna RI-PROGETTARE sia come la documentazione viene creata sia il flusso di come essa viene utilizzata dentro e fuori dall’azienda.

Per evitare di essere seppelliti.
In ogni caso dalla carta o da una risata del proprio Titolare / Cliente.

Trovo che sia TERAPEUTICO mettere mano al proprio archivio cartaceo:

• si impara dai propri errori
• si identificano gli “stampatori anonimi”
• si quantificano in migliaia di Kg la fatica che si è fatta per produrli
• Si “forza” la catena dei fornitori ad adottare pratiche più moderne in funzione di un risparmio collettivo.

Per questo la prima domanda da farsi è: CHI ?

A chi è destinata l’informazione che devo produrre?

A questa domanda possono rispondere le Piattaforme di Digitalizzazione Documentale.
Non semplici software ma soluzioni integrate e capaci di recuperare le vecchie informazioni dai supporti cartacei, implementarle in un sistema più moderno di ricerca, gestire il flusso che questi documenti devono avere in azienda.

Per le aziende di piccole / medie dimensioni:

DMS = Document Management System

Per le aziende di grandi dimensioni:

ECM = Enterpirse Content Management

Se volete davvero abbattere i costi fissi aziendali e rimanere sorpresi da quante informazioni utili per il vostro business si possono ancora “spremere” dalla carta del passato e dai documenti prodotti in futuro, provate a considerare l’adozione di una di queste soluzioni per la vostra attività.